Поиск
obuchenie-secretarskomu-delu - 10.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА» - 118 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 10.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА» 118
Приложения большого объема подшивают в отдельные тома; небольшие приложения присоединяют к документам, к которым они относятся.
Отдельно группируются экземпляры документов, размноженных массовым тиражом (обзоры, сводки, бюллетени и т. п.), получаемые для сведения из других учреждений, некоторые первичные (счета, наряды и т. п.) и другие документы.
В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30 — 40 мм. При большом числе документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или более узким вопросам; например, дело «Переписка по вопросам поставки металла» можно разделить на три дела: «Переписка по вопросам поставки литья», «Переписка по вопросам поставки проката», «Переписка по вопросам поставки арматуры и проволоки».
Документы внутри дел располагают в определенном порядке. Основные принципы расположения: вопросный, хронологический, алфавитный, нумерационный. Чаще других используют вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.
При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов и т. д.
В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т. п.).
ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА 68
Состав документов дела
Цель: познакомиться с правилами расположения документов в деле, с составом документов дела.
Порядок выполнения работы.
-
Уясните название и цель работы. Проверьте состояние рабочего места и наличие оборудования.
-
Определите состав документов дела «Переписка с базовыми предприятиями о производственной практике учащихся в 19 г.».
-
Определите порядок расположения документов в этих делах.
-
Проверьте правильность оформления документов в первом и втором деле (подпись, заверительную подпись, отметку «В дело»).
-
Определите состав и последовательность расположения документов в личном деле. Проверьте правильность оформления документов по личному составу.
- 117
- 118