Поиск
obuchenie-secretarskomu-delu - 11.3.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОРЯДОК СДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ» - 128 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 11.3.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОРЯДОК СДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ» 128
планы, сметы, отчеты, доклады, сводки, справки;
переписка (вначале с вышестоящими учреждениями, затем с подведомственными).
Избранную учреждением схему систематизации документов следует согласовать с соответствующим архивным учреждением.
Порядок систематизации дел по личному составу определяется характером документов. Приказы, лицевые счета и другие документы систематизируют отдельно от личных дел. Личные дела и карточки уволенных, а также невостребованные трудовые книжки систематизируют раздельно по годам, а внутри года — по алфавиту.
При внесении дел в опись в ее первой графе обозначают номер дела по описи. Каждое дело должно иметь по описи самостоятельный номер. В графе «Индексы дел» проставляют условное обозначение дела в соответствии с номенклатурой.
Заголовок с обложки дела переносят полностью в соответствующую графу описи. В этой же графе после заголовка дела указывают номер тома (части). Если в опись последовательно вносят дела, заголовки которых совпадают или отличаются отдельными элементами, то полностью вносят заголовок первого дела, а остальные обозначают словами «то же» с указанием необходимых различий:
Годовой отчет Барышевского рафинадного завода за 1988 г.
То же, Васильковского сахарного завода
То же, Ремонтно-строительного треста объединения «Укрсахар» И т. д.
Количество листов, содержащихся в деле, крайние даты и срок хранения дела переносят в опись с обложки дела.
Графу «Примечание» при составлении описи не заполняют. При сдаче документов в архив в этой графе оговаривают особенности физического состояния документов, утрату при передаче дела или отдельных документов со ссылкой на соответствующий акт, фиксирующий эти явления. Порядковый номер по описи проставляют на обложке при внесении дела в опись.
Годовые разделы описей на дела постоянного хранения, составленные в четырех экземплярах, заверяет лицо, ответственное за работу с документами, подписывает председатель ЭК (после утверждения годового раздела описи комиссией и согласования с руководителем учреждения).
Два экземпляра годового раздела описи на дела постоянного хранения направляют на утверждение в соответствующее архивное учреждение. Первый экземпляр годового раздела описи после утверждения остается в государственном архиве, второй возвращается учреждению. При первичном представлении описей на дела постоянного хранения в архивном учреждении к делу прилагают историческую справку в двух экземплярах.
Описи на дела временного хранения составляют в двух экземплярах, оформляют аналогично описи на дела постоянного хранения и в архивное учреждение не направляют.
При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели, заверительный лист. При первой передаче дел в государственный архив составляют заглавный лист описи (приложение 26), на котором в хронологической последовательности перечисляют все изменения в названии учреждения с указанием их дат. После заглавного листа помещают оглавление описи с обозначением годовых разделов, структурных подразделений и указанием соответствующих листов описи, на которых они размещены.
- 127
- 128
- 129