Поиск
obuchenie-secretarskomu-delu - 3.1. ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ» - 24 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 3.1. ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ» 24
Механизация и автоматизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения, упорядочение документооборота.
Механизация и автоматизация внедряются на всех этапах документационного обеспечения управления: подготовка документов, их копирование и оперативное размножение, экспедиционная обработка, регистрация и поиск, оперативное хранение и транспортировка, контроль исполнения, сбор на хранение и др.
В состав типовых комплексов средств механизации и автоматизации должны включаться машины, аппараты и устройства серийного отечественного производства и централизованно закупаемые в странах — членах СЭВ.
Состав комплектов применяемых средств и программного обеспечения зависит от конкретных условий работы с документами аппарата управления: от организационной структуры аппарата управления, его размещения, условий труда работников; от количества и содержания документов, от потребности в оперативной и ретроспективной информации; от степени централизации работ с документами.
Комплекс технических средств обеспечивает сбор и передачу информации, ее запись на машинные носители, ввод информации в ЭВМ, решение задач и ввод результатов обработки в форме машинограмм или видеограмм, а также совместимость с другими автоматизированными информационными системами.
К техническим средствам составления и изготовления текстовых документов относятся пишущие машины, пишущие и организационные автоматы.
Технические средства для изготовления, копирования и оперативного размножения документов включают средства фотокопирования, диазокопирования, электрофотографического копирования, а также средства оперативной полиграфии (гектографические, офсетные машины).
К техническим средствам хранения документов относятся различные шкафы, стеллажи, картотеки. Для хранения карточек применяются: картотеки настольные (до 1 тыс. карт), стационарные и механизированные (свыше 1 тыс. карт и необходимость оперативного поиска), плоские (необходимость обзора).
Для хранения до 1 тыс. дел применяются шкафы, в том числе с папками для подвесного хранения.
При наличии микрокопировальной техники документы и информация хранятся на микрофильмах или микрофишах.
К техническим средствам экспедиционной обработки относятся конвертовскрыватели, нумераторы, датировщики, фальцевальные, адресовальные, маркировальные, конвертовальные, пачковязальные машины, машины для подшивки бумаг и др.
Технические средства используются централизованно и децентрализованно. Централизованно используются лишь такие средства, которыми технически невозможно или экономически нецелесообразно оснащать каждое рабочее место.
Автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных ИПС и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами (банками) данных.
- 24
- 25