Поиск
obuchenie-secretarskomu-delu - 4.1.1.Организация приема посетителей - 66 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 4.1.1.Организация приема посетителей 66
Одной из самых важных и ответственных обязанностей секретаря является организация приема посетителей.
Секретарь организует прием: сотрудников своего учреждения; работников других учреждений и организаций; командированных из других городов.
Секретарь должен записать день и час приема и накануне напомнить о нем руководителю.
Работа секретаря по организации приема трудящихся заключается в следующем.
-
Секретарь в специальный журнал (карточку) записывает данные о посетителе, пришедшем на прием. При этом записывает как сведения о посетителе (фамилия, имя, отчество; место работы и должность; название учреждения, где он работает, а также телефон и адрес), так и представленные им по делу документы.
-
Секретарь хранит неоконченные или нерассмотренные дела и при повторном посещении подготавливает для руководителя или специалистов, ведущих прием, все имеющиеся по данному вопросу документы.
-
В соответствующих графах журнала (карточки) учета приема посетителей секретарь делает отметки о ходе рассмотрения дела и об окончательном решении вопроса и дает справки посетителям лично или по телефону.
-
Секретарь следит за порядком во время приема, готовит для руководителя необходимые ему справочные материалы, печатает по его поручению отчеты, сводки и другие материалы, относящиеся к приему трудящихся.
-
Секретарь приемной в разговоре с посетителем должен обращаться к нему по фамилии.
ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА 44
Организация приема посетителей
Цель: научиться правильной организации приема посетителей.
Порядок выполнения работы.
-
Уясните название и цель работы. Проверьте состояние рабочего места, оборудования и инструментария.
-
Пользуясь учебным пособием, журналом (карточкой) учета приема посетителей, сделайте запись в соответствующих графах.
Задание 1.
Попов Иван Тимофеевич, старший научный сотрудник НИИ трудового обучения, пришел на прием к руководителю по вопросу «Об изменении учебных планов для УПК». Дату приема и время напишите самостоятельно. Сделайте отметки о ходе рассмотрения дела и окончательном решении в соответствующих графах журнала (карточки).
Задание 2.
Савельев Сергей Львович, инженер, пришел к руководителю на прием по вопросу «О запасных частях завода-поставщика». Дату приема и время напишите самостоятельно. Сделайте отметки о ходе рассмотрения дела и окончательном решении в соответствующих графах журнала (карточки).
Задание 3.
Острогорская Галина Юлиановна пришла на прием к руководителю учреждения по личному вопросу. Дату приема и время напишите самостоятельно. Сделайте отметки о ходе рассмотрения дела в соответствующих графах журнала (карточки).
- 66