Поиск
obuchenie-secretarskomu-delu - 4.1.1.Организация совещаний - 67 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 4.1.1.Организация совещаний 67
Основной формой деятельности коллегиального органа является заседание, совещание, собрание. При подготовке и проведении заседания (совещания, собрания) создается ряд промежуточных документов, например план работы, повестка дня, справки, проект решения, протокол и т. д.
Работа секретаря по организации совещания (заседания, собрания) заключается в следующем.
-
Секретарь готовит необходимые материалы для совещания.
-
Своевременно размножает материалы и рассылает их участникам совещания.
-
Составляет списки участников совещания.
-
Организует заказ и рассылку пригласительных билетов.
-
Печатает доклад своего руководителя.
-
Определяет место, где будет проходить совещание.
-
Проверяет оборудование помещения (исправность сетевых розеток, соответствие напряжения в сети питания приборам, наличие необходимых удлинительных шнуров, экранов, наличие посадочных мест, меловую доску, цветные мелки, указки, графин с водой, стаканы и т. д.
-
Готовит место для регистрации участников совещания и инструктирует своих помощников.
-
Ведет протокол, используя для этого стенографию или диктофон (звукозапись).
-
После совещания берет под личный контроль обработку диктограмм и стенограмм.
-
Печатает исправленный и дополненный текст решения совещания.
-
Устанавливает контакты и поддерживает связь с участниками совещания, которые должны отредактировать тексты своих выступлений.
-
Организует заказ на размножение материалов совещания в копировально-множительном бюро.
-
Согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания.
-
Организует вместе с работниками экспедиции рассылку материалов совещания.
ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА 45
Организация совещаний
Цель: отработать приемы работы по организации совещания.
Порядок выполнения.
-
Уясните название и цель работы. Проверьте состояние рабочего места, оборудования и инструментария.
-
Отработайте приемы работы по организации совещания. Оформите самостоятельно повестку дня по форме:
ПОВЕСТКА ДНЯ
(Наименование коллегиального органа)
Дата
____________________________________________________12.00____________________________________________________
12.30____________________________________________________
|
Председатель |
(расшифровка подписи) |
И. О. Фамилия |
|
|
Секретарь |
(расшифровка подписи) |
И. О. Фамилия |
|
|
3. Оформите регистрационный лист по форме: |
|||
|
Фамилия, имя, отчество |
Должность |
Организация или структурное подразделение |
Отметка о регистрации |
|
1. Зотов Юрий Иванович |
ст. инж. |
Отдел 002 |
|
|
2. |
|||
|
3. |
- 67