Поиск
obuchenie-secretarskomu-delu - 7.2.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ЕДИНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ ПО ЕГСД» - 96 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 7.2.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ЕДИНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ ПО ЕГСД» 96
Регистрация документов — это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них индекса и даты регистрации. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.
Каждый документ в данном учреждении должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания.
Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по вопросам общей деятельности, по личному составу, протоколы, докладные записки и др.), а также предложения, заявления и жалобы граждан.
Каждое учреждение должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем учреждения или руководителем структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.
При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой документации; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел; классификатор документов.
Индексация документов в работе с документами — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.
Индекс входящего, исходящего и внутреннего документов состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.
Исключение составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и др.), протоколов, а в отдельных случаях — предложений, заявлений и жалоб граждан. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа. Индексы предложений, заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.
Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.
При регистрации писем на карточках самостоятельно регистрировать следует только инициативный документ (запрос). Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрационным записям на соответствующий инициативный документ. Заполнение граф журнала производится аналогично заполнению граф карточки.
ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов
|
Дата поступления и индекс документа |
Корреспондент, дата и индекс поступившего документа |
Краткое содержание |
- 96
- 97
- 98