Поиск
obuchenie-secretarskomu-delu - 7.3.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОСТРОЕНИЕ СПРАВОЧНОЙ КАРТОТЕКИ» - 99 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 7.3.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОСТРОЕНИЕ СПРАВОЧНОЙ КАРТОТЕКИ» 99
Регистрационные карточки систематизируются по определенной схеме и расставляются в картотеках, составляющих основу справочного аппарата к служебным документам.
Справочный аппарат в работе с документами должен отвечать требованиям наиболее полного и разностороннего раскрытия состава и содержания документов, обеспечения их оперативного поиска и контроля за исполнением, быстрого получения необходимой документной информации.
Поиск документа в работе с документами, наблюдение за исполнением документа и поиск информации, заключенной в документе, наиболее полно обеспечивает справочная картотека.
Справочная картотека делится на две части — на неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения по исполнителям, корреспондентам или срокам исполнения. Вторая часть картотеки строится с учетом использования ее для поиска исполненных документов по определенному вопросу.
В учреждениях I, II и III категорий справочные картотеки могут вестись как в канцелярии (на переписку руководства и важнейшую внутреннюю документацию), так и в каждом структурном подразделении (на документы подразделения).
В учреждениях IV категории ведется единая справочная картотека (или заменяющие ее журналы регистрации) на все регистрируемые документы.
Разделами первой части картотеки на неисполненные документы являются названия корреспондентов или структурных подразделений (исполнителей). Карточки располагаются по срокам исполнения.
Разделы и рубрики второй части картотеки соответствуют разделам и рубрикам классификатора вопросов и участков деятельности учреждений. Если классификатором служит номенклатура дел, то разделами картотеки являются названия структурных подразделений учреждения, а рубриками — заголовки дел и их индексы по номенклатуре.
Карточки из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки.
Картотека на заявления, предложения и жалобы граждан может вестись отдельно от основной картотеки; карточки в ней целесообразно располагать по алфавиту фамилий заявителей. Алфавитная картотека в случае необходимости может делиться по административно-территориальным единицам, а внутри этих делений — по алфавиту фамилий заявителей.
Справочная картотека может строиться по производственно-отраслевой схеме, отражающей направление деятельности учреждения (функции, участки, вопросы), или предметно-вопросному признаку.
ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА 60
Построение справочной картотеки
Цель: развить навыки, умения построения справочной картотеки.
Порядок выполнения работы.
-
Уясните цель и название работы. Проверьте состояние рабочего места и наличие оборудования.
-
Систематизируйте регистрационные карточки по предметновопросному признаку.
-
Подготовьте разделители разделов и рубрик справочной картотеки.
- 99
- 100