Поиск
obuchenie-secretarskomu-delu - 10.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ» - 120 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 10.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ» 120
На каждое рационализаторское предложение заводят отдельное дело, в котором документы группируют в следующем порядке: внутренняя опись документов, находящихся в деле; рационализаторское предложение- заявление с описанием сущности предложения с приложением в необходимых случаях чертежей, схем, эскизов; копия справки, выданной заявителю о получении от него рационализаторского предложения; копия письма заявителю о результатах рассмотрения его предложения; решение о принятии или отклонении рационализаторского предложения; переписка по рационализаторскому предложению.
На каждую заявку о выдаче диплома на открытие авторского свидетельства и патента на изобретение заводится отдельное дело.
В нем группируются следующие документы: внутренняя опись документов; заявление о выдаче диплома на открытие авторского свидетельства, патента на изобретение; описание предполагаемого открытия, изобретения (чертежи); справка о приеме заявки к рассмотрению; дополнения и исправления к описанию изобретения, открытия и к чертежам; заключение о наличии новизны (либо ее отсутствии); заключение о полезности предполагаемого изобретения; данные экспертизы на новизну; решение о выдаче диплома на открытие авторского свидетельства, патента на изобретение; публикации в Бюллетене изобретений; переписка по заявке на изобретение, открытие.
Образец оформления обложки дела см. на рис. 47: полное название предприятия, структурного подразделения ;
индекс дела по номенклатуре и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
наименование (заголовок) дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой;
дата начала и окончания дела, сроки хранения документов и пункт перечня, которым определен срок хранения.
Различают два способа хранения дел — горизонтальный и вертикальный. При горизонтальном способе хранения дела кладут друг на друга. При многотомном деле такой способ удобен, так как позволяет на относительно малой площади хранить все дело. При вертикальном способе хранения дела расставляют подобно книгам на полке. На корешках дел проставляют номера и индексы, что позволяет их находить сравнительно легко и быстро. Нередко на корешках, начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла, по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе проставляют номер и индекс.
Выемка из дел какого-либо документа не допускается. В исключительных случаях с устного или письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование по определенной форме (приложение 21). Этот акт вкладывают на место изъятого документа и хранят до возвращения последнего. При возвращении документа акт уничтожают. Акт должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, которое выдало документ во временное пользование, и предприятия, получившего его.
Когда выдается во временное пользование дело, заполняется карточка-заместитель (приложение 22). Дела выдают только специально на то уполномоченные лица. Дела возвращаются в тот же день. Выносить их из здания предприятия или его структурного подразделения можно только с письменного разрешения руководителя.
- 119
- 120
- 121