Поиск
obuchenie-secretarskomu-delu - 10.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ» - 119 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 10.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ» 119
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т. п.) формируют в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по вопросам основной деятельности учреждений и по личному составу группируют отдельно.
Документы коллегий группируют в два дела: протоколы и решения коллегии и документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и другие документы).
Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.
Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.
Документы в личных делах размещают в такой последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление, представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, о переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел).
В пределах этих групп документы располагают по хронологии.
Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.
Лицевые счета рабочих и служащих и другие документы группируют в самостоятельные дела в пределах года и располагают по алфавиту.
Предложения, заявления и жалобы граждан формируют раздельно: предложения и заявления граждан по улучшению работы данного учреждения или подведомственных ему предприятий и организаций; заявления граждан по личным вопросам. Документы в этих делах располагают в хронологическом или алфавитном порядке.
Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу, в которую заносят также повторное заявление (жалобу) и дополнительные документы.
Переписку группируют в дела за период календарного учебного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.
При возобновлении переписки по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу.
Переписку с правительственными и вышестоящими учреждениями группируют по конкретным вопросам.
- 119
- 120
- 121