Поиск
obuchenie-secretarskomu-delu - 4.1.1.Телефонное обслуживание - 64 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 4.1.1.Телефонное обслуживание 64
Секретарь должен хорошо знать правила ведения телефонных переговоров.
-
Если связь осуществляется через коммутатор, то при ответе назовите свою фамилию и, если необходимо, наименование отдела.
-
При ответе на телефонный звонок по внешней связи назовите свою организацию, например: «Техническое училище № 96».
-
При ответе на звонок по внутренней телефонной связи назовите свою фамилию и, если необходимо, должность, например: «Павлова, секретарь отдела».
-
Если абонент имеет кабинет, где постоянно работает один, или отдельный абонентский номер, он отвечает:«Васслушают»,«СлушаюВас»,«Слушаю» — или называет свою фамилию.
-
Избегайте слова «Алло», поскольку оно только занимает время и не имеет никакого смысла.
-
Вызывающий не должен тратить время на уточнение наименования организации. Следует уточнить фамилию ответившего или в вежливой форме попросить пригласить к телефону необходимое должностное лицо.
-
Если к телефону приглашается руководитель и на звонок отвечает секретарь, последний обязан спросить, кто звонит и по какому вопросу. Эти вопросы должны восприниматься вызывающим абонентом как необходимые, и он должен на них ответить.
Если руководитель проводит совещание или занят срочной работой, во время которой ему нельзя мешать, секретарь адресует абонента к другому компетентному сотруднику, либо переносит время разговора, либо записывает, что необходимо руководителю передать.
-
Установив, что у телефона находится вызываемое лицо, вызывающий излагает суть дела. При этом разговор должен быть предельно лаконичным, конкретным и деловым.
-
Пользуясь телефоном, необходимо говорить внятно.
-
При телефонном разговоре надо быть готовым к записи. Возле телефонов общего пользования всегда должны находиться бумага для записи и карандаши. Трубку снимайте левой рукой, чтобы правая была свободна для записи информации.
-
Телефонный разговор должен вестись в вежливой, доброжелательной форме.
-
Прекращение телефонного разговора происходит, как правило, по инициативе вызывающего. При этом вызывающий должен сказать: «У меня все» — и справиться, нет ли вопросов у отвечающего.
-
В случае отсутствия требуемого абонента отвечающий не должен класть трубку, ограничившись отрицательным ответом. Необходимо также ответить, когда будет требуемое лицо где оно находится, к кому можно обратиться еще или спросить, что нужно передать.
-
Не заставляйте абонента ждать. Если возможна длительная задержка, лучше перезвонить ему и тем сэкономить время.
В случае вынужденной длительной задержки соединения телефона внешнего абонента время от времени информируйте его о принимаемых вами мерах.
-
При переключении внешнего телефона на внутренний сообщите внутреннему абоненту имя и просьбу внешнего абонента, чтобы освободить последнего от необходимости повторять свое сообщение снова.
-
Если при разговоре связь обрывается, положите трубку, поскольку абонент не замедлит связаться снова.
- 64
- 65