Поиск
obuchenie-secretarskomu-delu - 6.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ» - 79 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 6.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ» 79
Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.
Служебное письмо является не только носителем определенной информации, но и правовым документом.
Правильность письма, соответствие его содержания нормативным актам, директивам вышестоящих органов удостоверяется подписью руководителя организации (или структурного подразделения), который несет за него полную ответственность.
Составитель письма должен ясно представить себе, о чем писать, как аргументировать и какой цели добиваться, при этом он должен быть твердо убежден, что направление письма является наиболее эффективным средством разрешения данного вопроса.
Письма должны выполняться на бланках формата А4 или А5 с нанесенными на них типографским способом постоянными реквизитами.
Содержание письма должно излагаться в такой логической последовательности, которая в сочетании с краткостью и убедительностью приводила бы читающего письмо к мысли о необходимости должным образом решить затронутый в нем вопрос.
Служебное письмо должно состоять из введения, доказательства, заключения.
Во введении излагаются причины и непосредственный повод, послужившие основанием для составления письма. (В качестве введения могут выступать ссылки на поступившие ранее документы.)
В доказательствах излагается история вопроса, приводятся доводы, факты, ссылки на законодательство, цифровые данные, делаются логические выводы.
Заключение — главный логический элемент письма, та составная его часть, в которой излагается суть вопроса, основная мысль документа: просьба, предложение, согласие, отказ и т. д.
Если доказательство предшествует заключению, порядок.изложения считается прямым, при обратном порядке заключение предшествует доказательству, объяснению.
Обратный порядок изложения применяется в письмах вышестоящих предприятий (организаций) к подчиненным. В этом случае доказательства могут быть сведены к минимуму, например:«Командируйте
т. Петрова И. И. в цех для обследования...»
В больших по объему письмах целесообразно пользоваться прямым методом, чтобы путем последовательных доказательств и логических выводов подвести адресата к убеждению о необходимости выполнить то, о чем говорится в заключении.
Прямого порядка изложения должны придерживаться составители писем в вышестоящие и различные по положению организации.
Небольшое письмо всегда легче составить обратным методом.
Тон письма должен быть корректным, деловым, что в сочетании с тщательно отобранной лексикой и простотой изложения обеспечит убедительность письма и позволит избежать полемики с излишней перепиской.
Писать надо, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.
Следует избегать неточности, двусмысленности изложения, неправильного использования слов, терминов, а также профессионализмов, известных лишь узкому кругу специалистов, так как это приводит к последующим разъяснениям, уточнениям и пр.
- 79
- 80
- 81