obuchenie-secretarskomu-delu читать 9.2.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ» 115

Классификатор того же высшего учебного заведения, составленный по производственно-отраслевой схеме, будет иметь такой вид:

Руководство

• Приказы председателя Государственного комитета СССР по народному образованию

• Приказы ректора института.

• Отчеты о работе института.

Учебная работа

• Копии приказов ректора института.

• Учебные планы института.

• Расписания занятий.

• Экзаменационные билеты и т. д.

Бухгалтерский учет и отчетность

• Копии приказов ректора института.

• Годовые финансовые отчеты института.

• Переписка с отделением Госбанка и т. д.

Хозяйственная работа

• Копии приказов ректора института.

• Сметы ремонта здания института.

• Переписка с Главснабом и т. д.

В этом классификаторе на первой ступени деления названы отрасли работы («Руководство», «Учебная работа», «Бухгалтерский учет и отчетность», «Хозяйственная работа»), а не структурные части института. Этот классификатор устойчив, так как указанные отрасли работы будут в любом высшем учебном заведении всегда, какова бы ни была его организационная структура.

При составлении классификаторов пользуются десятичными индексами.

Документацию учреждения делят применительно к структуре или отраслям деятельности на десять классов (частей), обозначая каждый класс одной цифрой от 0 до 9 включительно. Нулевой класс обычно включает общие вопросы. Например, классификатор высшего учебного заведения при десятичной системе будет выглядеть так:

• Общие вопросы.

• Руководство.

• Учебная работа.

• Хозяйственная работа и т. д.

Каждый класс делится также на десять разделов (подотделов, частей). Например, второй класс «Учебная работа» может быть разделен следующим образом:

• Учебная работа.

  • Учебные планы.

    • Годовые учебные планы.

    • Семестровые учебные планы.

Десятичная классификация имеет ряд достоинств и получила международное признание. В нашей стране ведется работа по применению международной универсальной десятичной классификации (УДК) для классификации служебных документов.

ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА 67

Составление и применение номенклатуры дел

Цель: познакомиться с правилами составления номенклатуры дел.

Порядок выполнения работы.

• Уясните название и цель работы. Проверьте состояние рабочего места и наличие оборудования.

• Определите направления производственной деятельности вашего учреждения, составьте подробный план будущей номенклатуры дел (производственно-отраслевой признак).

• Составьте и оформите на пишущей машине классификатор документов вашего учреждения.

• Оформите номенклатуру дел по образцу.

Заголовок дела: Переписка с Министерством цветной

металлургии по вопросам технического нормирования и организации труда. Остальные реквизиты придумайте сами. На дело, занесенное в номенклатуру, заведите обложку.

• Составьте и оформите на пишущей машине номенклатуру дел для вашего учреждения. Утвердите и согласуйте ее с руководителем учреждения.

Быстрый переход на страницу: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134