Поиск
obuchenie-secretarskomu-delu - 9.2.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ» - 111 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 9.2.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ» 111
Порядок группировки документов в дела по признакам заведения дел и с учетом сроков их хранения разрабатывается заранее. Делают это в каждой структурной части учреждения (управлении, отделе) или в масштабе целого учреждения, если оно не имеет структурного деления. При этом определяют, какие будут формироваться дела и какими документами комплектоваться, формулируют к этим делам их названия. Весь этот план группировки документов закрепляется в специальных классификаторах, которые в практике работы с документами получили название номенклатуры дел.
Номенклатура дел — это ориентировочный список дел. Названия дел по номенклатуре переносят затем на обложки дел, и они становятся их заголовками. В результате документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой. Если, например, по номенклатуре значится дело «Сводки колхозов о ходе уборки урожая», то такая сводка, полученная от колхоза, будет помещена только в это дело. Номенклатуры обеспечивают правильную первичную группировку документов в дела.
Номенклатура должна охватывать весь объем документов, которые будут возникать в деятельности учреждения или его структурного подразделения. Учитываться должна документация, создаваемая в самом учреждении или получаемая от других учреждений и лиц. Учитывают и такую документацию, как различные регистрационные журналы и картотеки.
Особое внимание должно обращаться на названия будущих дел. При их формулировании следует учитывать признаки заведения дел. При этом все признаки, которые можно применить при объединении в дело данной группы документов, должны отражаться в названии этого дела.
Отражать признаки заведения дел в их названиях в номенклатуре удобнее по таким разделам: номинальный, авторский, предметно-вопросный, корреспондентский или географический, хронологический.
Не обязательно, чтобы в названии каждого дела отражались все шесть признаков заведения дел. В каждом названии дела должно быть отражено: какие виды документов входят в это дело (номинальный признак) и по какому вопросу (предметно-вопросный признак).
В номенклатурах дел нельзя допускать формулировки названий дел, которые предполагают объединение в одном деле документов различной ценности, с различными сроками хранения (постоянного и временного). Нельзя допускать, чтобы в одном деле группировались, например, «Годовые отчеты предприятий и переписка о представлении отчетности», так как годовые отчеты подлежат постоянному хранению, а переписка о представлении отчетности хранится два-три года и после этого уничтожается. Данное дело должно быть разделено на два дела с соответствующей формулировкой из названий: 1. «Годовые отчеты предприятий»; 2. «Переписка о представлении отчетности». Лишь при этом условии можно избежать в последующем перегруппировки документов в соответствии с требованиями архивов, облегчить экспертизу ценности документальных материалов как в работе с документами, так и в архиве.
- 111
- 112
- 113
- ...
- 115
- 116