Поиск
obuchenie-secretarskomu-delu - 11.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ. ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ» - 122 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 11.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ. ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ» 122
Подготовка дел к сдаче в архив производится различно в зависимости от сроков их хранения. Дела постоянного и долговременного хранения сдаются после их научно-технической обработки: проверки правильности группировки документов в дела, брошюровки, нумерации, описания документов на обложках дел, систематизации дел и внесении их в опись.
Документы постоянного и долговременного хранения переплетают или подшивают в твердые папки, удалив при этом все металлические скрепления. Затем каждый лист дела нумеруют, проставляя итоги нумерации в заверительной надписи, подшиваемой в конце дела.
Обложка дела оформляется в соответствии с установленными требованиями (ГОСТ 17914 — 72). На ней указываются наименование ведомства, учреждения, структурного подразделения, индекс дела, его заголовок, даты, количество листов, срок хранения.
В начале дела, сформированного из особо важных документов, рекомендуется помещать внутреннюю опись, в которую вносятся все документы данного дела.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов, находящихся в деле №___________
|
№ |
Наименование и краткое |
Дата |
Индекс |
Номера |
|
п/п |
содержание документа |
документа |
листов |
Должность И.О.Фамилия
00.00.00
Указание номеров фонда, описи, дела производится в архиве учреждения. Надписи на обложке делаются разборчиво светостойкими чернилами или тушью.
Листы дела должны быть пронумерованы в правом верхнем углу (в месте, не заполненном текстом) механическим нумератором или черным графитным карандашом (арабскими цифрами), фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.
Листы большого формата свертываются так, чтобы правый верхний угол листа с номером был наружу.
Документы, текст которых располагается близко к краю листа, перед подшивкой следует подклеивать с левой стороны полоской бумаги. Подшитые в дела конверты с подписями или вложениями нумеруются, причем каждое вложение в конверте нумеруется очередным номером вслед за конвертом.
Документы краткосрочного хранения обрабатывают упрощенно, в дела их не подшивают, оставляя на скоросшивателях, листы не нумеруют, описи не составляют. Эти дела передают в архив учреждения по усмотрению руководства учреждения.
Описи составляют раздельно на дела постоянного, долговременного хранения и на дела по личному составу. Описи могут составляться как на дела учреждения в целом, так и по каждому структурному подразделению в отдельности. Описи на дела постоянного хранения составляют в четырех экземплярах, два из которых направляются в архивные органы. После утверждения один экземпляр описи возвращается в учреждение и хранится постоянно в качестве учетного и справочного документа.
В соответствии с утвержденными описями и номенклатурами дел заведующий архивом сверяет наличие дела, расписывается в приеме на трех экземплярах и передает один экземпляр на хранение в структурное подразделение. Остальные два экземпляра описей остаются в архиве.