Поиск
obuchenie-secretarskomu-delu - 7.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОРЯДОК ПРИЕМА, ОБРАБОТКИ И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ В УЧРЕЖДЕНИИ» - 94 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 7.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОРЯДОК ПРИЕМА, ОБРАБОТКИ И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ В УЧРЕЖДЕНИИ» 94
|
(наименование учреждения) |
|
(дата) |
|
(индекс) |
Документы могут быть зарегистрированы после рассмотрения соответствующими должностными лицами. В этом случае одновременно с заполнением регистрационной карточки осуществляется перенос на карточку текста резолюции, проставляются индексы подразделения-исполнителя и документа; документ ставится на контроль (если это необходимо).
Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей.
Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан немедленно организовать его исполнение в установленный срок.
Исполненные документы передаются для подшивки в дело в структурные подразделения, которые производят формирование дел.
Входящий номер документа (индекс) состоит из индекса структурного подразделения и порядкового регистрационного номера документа.
Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, согласовании, визировании, подписании, регистрации, отправке.
До подачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
Исходящие документы подписываются руководством учреждения или руководителями структурных подразделений.
Подписанные документы регистрируются и передаются в экспедицию для отправки.
Отправка ответов на предложения, заявления и жалобы граждан производится через бюро писем.
Обработка отправляемой корреспонденции в экспедиции включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдачу в отделение связи.
Документы передаются в экспедицию полностью оформленными с пометкой о категории почтового отправления.
В экспедиции проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе.
Для документов, направляемых постоянным адресатам, используются конверты с адресами, напечатанными типографским способом. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладывают в один конверт.
На каждом исходящем документе следует указывать не более трех адресатов. Если документ направляется более чем в три адреса, то рассылку производят по списку. При этом на каждом экземпляре отправляемого документа, как правило, указывается только один адрес. Список на рассылку прилагается к копии документа, оставшегося в деле учреждения, или указывается на ее обороте (приложение 14).
ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА 58
Прием, обработка и отправление исходящей корреспонденции
Цель: ознакомиться с операциями приема, проверки целостности вложений и распределения, обработки и отправления исходящей корреспонденции.