Поиск
obuchenie-secretarskomu-delu - 7.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОРЯДОК ПРИЕМА, ОБРАБОТКИ И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ В УЧРЕЖДЕНИИ» - 93 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 7.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОРЯДОК ПРИЕМА, ОБРАБОТКИ И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ В УЧРЕЖДЕНИИ» 93
Прием и специальная обработка поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется в централизованном порядке экспедицией или специально выделенным работником канцелярии (секретарем учреждения).
При первичной обработке поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовые отделения связи или пересылается по назначению.
Все конверты вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций и с пометкой «лично».
Перед вскрытием конвертов проверяется их целостность, а после вскрытия — наличие вложенных в них документов. В случае отсутствия вложений или при обнаружении повреждений документов и приложений к ним об этом сообщается отправителю. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документа.
Вся поступающая документация сортируется на регистрируемую и не подлежащую регистрации в соответствии с перечнем нерегистрируемых документов и одновременно устанавливается должностное лицо или подразделение, которому необходимо направить на рассмотрение или исполнение поступивший документ.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации
службой документационного обеспечения управления
-
Письма, присланные в копии для сведения
-
Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков
-
Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня
-
Графики, наряды, заявки, разнарядки
-
Сводки и информации, присланные для сведения
-
Учебные планы, программы. Копии
-
Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. п.
-
Прейскуранты. Копии
-
Нормы расхода материалов
-
Поздравительные письма и пригласительные билеты
-
Бухгалтерские документы
-
Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)
-
Месячные, квартальные, полугодовые отчеты
-
Научные отчеты по темам
-
Формы статистической отчетности
На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в правом нижнем углу ставится штамп с указанием даты поступления.
Передача документов на рассмотрение или исполнение производится с учетом содержания и важности и в соответствии с действующим распределением компетенции между руководителями учреждения и его структурными подразделениями.
В случае если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководителям учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой о том, когда поступил документ и где он находится.
Документы передаются на рассмотрение руководителям учреждения или в структурные подразделения в день их поступления. Документы от руководителей учреждения с их резолюцией должны быть возвращены в секретариат не позднее следующего дня.
На регистрируемых документах, в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы, проставляются входящий номер и дата поступления документа в учреждение, регистрационный штамп.