Поиск
obuchenie-secretarskomu-delu - 7.4.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ТЕХНИКА ВЕДЕНИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ» - 102 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 7.4.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ТЕХНИКА ВЕДЕНИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ» 102
Как на контрольных карточках, так и на контролируемых документах проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль».
В контрольной картотеке карточки группируются по срокам исполнения. Каждую контрольную картотеку надо разделить на 35 ячеек: 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце, 32-я ячейка служит для размещения документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце, в 33-ю ячейку ставят карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, в 34-ю идут карточки документов, срок исполнения которых почему-либо пока не определен и, наконец, 35-я ячейка служит для документов, срок исполнения которых неоднократно переносится.
Данные о ходе исполнения документов, полученные посредством телефонного запроса или при произведенной проверке структурного подразделения — исполнителя, вносятся в графу «Контрольные отметки» контрольной карточки. При этом прежние записи не зачеркиваются.
Для контроля исполнения документов можно применять ручные перфокарты (с краевой перфорацией и щелевые). В этом случае кодируемыми признаками являются: вид документа, корреспондент, дата поступления (подписания), индекс документа, содержание, исполнитель, срок исполнения, отметка об исполнении. Лицевая и оборотная стороны перфокарты заполняются аналогично сторонам регистрационной карточки.
Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по картотеке писем граждан или по специальному разделу справочной картотеки.
Если ожидается ответ на исходящий инициативный документ, то заводится отдельная контрольная карточка или выделяется раздел в справочной картотеке. Карточки в них располагаются по срокам исполнения задания или по ожидаемой дате получения ответа.
Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.
Документ может снять с контроля только то должностное лицо, которое его поставило на контроль. При этом и на документе и на карточке делается отметка о снятии с контроля. Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку.
На первое число каждого месяца собираются и докладываются руководству организации данные о результатах исполнения контролируемых документов. Ежемесячно составляется сводка об исполнении документов, в которой выделяется графа по исполнению предложений, заявлений и писем граждан.
СВОДКА
об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю по состоянию на19г.
|
№ и/и |
Наименование структурных подразделений |
Документы на контроле |
Из них |
||||
|
всего |
поступило в предыдущем месяце |
документы |
|||||
|
испол- ненные |
исполняемые в срок |
с продленным сроком исполнения |
Просро- ченные |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Дата
Начальник канцелярии И. О. Фамилия
В больших организациях вместо единой справки составляют сводку об исполнении документов и сводку рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан.